Как контролировать свою жизнь (чуть лучше). Размышления о тайм менеджменте

Визуализируй свое расписание необычным способом, чтобы увидеть новые возможности

Готов поспорить, у тебя есть личный беклог. У меня он тоже есть. И, как и у многих других, в нем есть дела и идеи, до которых не доходят руки, потому что они кажутся неподъемными, в один присест не решаемыми, а играть в долгую не получается. В первую очередь, причина этому — плотное расписание жизни, которое, кажется, и так трещит по швам. Но так ли это на самом деле?

Этот пост вдохновлен одним из моих клиентов в персональном менторстве, который задал мне вопрос:

Идею инструмента, который я покажу ниже, я почерпнул из блога Юргена Аппело о технике Time Grid. Если вкратце, он предлагает отмечать часовые отрезки, в которые вы заняты определенными делами — работой, проектами и т.п. Такая себе pomodoro technique, но на бумаге. В итоге, это работает как инструмент мониторинга.

Я доработал этот подход для себя с целью превратить это в инструмент планирования. Предпосылка этого метода — у всех людей одинаковое количество часов в жизни. Вопрос в том, на что мы их тратим. Я беру одну неделю жизни, и расчерчиваю сетку, исходя из следующих допущений:

  • Человеку нужно спать. К примеру, уберем 8 часов из суток;
  • Какое-то количество часов нужно для поддержания жизнедеятельности (готовка еды, уборка и т.д.). К примеру, уберем еще 2 часа из каждых суток.
  • Остальные часы считаем как “доступные” — 14 часов.

Тогда стартовая сетка получает вид:

Примечание: если вы хотите указывать конкретные часы (к примеру, 8–23) вместо абстрактных, избавьтесь от второго допущения — глупо будет отмечать походы в туалет с шагом в час.

После этого, заносим в эту сетку информацию, которая у вас уже в наличии. Мой пример одной из недель выглядит так:

  • 40 часов в неделю я работаю в компании;
  • 7 часов в неделю я буду заниматься спортом ;
  • 11 часов в неделю я уделю клиентам в менторстве;
  • 9 часов в неделю займут заранее запланированные личные дела (поездка в другой город на прогулку, ресторан и т.п.)

Примечание: затраты на дорогу туда-обратно я включаю в расписание работы, спортивных занятий и др.

Почему этот метод оказался рабочим для меня:

  • Сила визуализации. Пока я не положил свое расписание на сетку, мне казалось, что я погребен под завалом задач. Оказалось, что это неправда. Одним из первых прозрений для меня оказалось то, что утром есть 2 часа до работы, которые можно проводить с пользой для себя.
  • Дефрагментация. Подход позволяет оценить потери во времени от лежания на диване, Ютуба, Нетфликса, общественного транспорта. Первое, что я смог сделать после визуализации — это сгруппировать активности в своем расписании, уменьшив потери от переключения контекста и ожиданий. Это не означает, что я не отдыхаю — просто я делаю это осознанно и прозрачно для себя вместо “случайных” потерь.
  • Удобство приоритезации. Нужно подготовиться к экзамену? Уменьши количество клиентов! Нужно уделить время второй половинке? На этой неделе будет меньше спорта! Зная свои цели и приблизительный план по их достижению, ты самостоятельно управляешь количеством часов, которые инвестируешь — к примеру, следующие 4 недели ты тратишь 1 час в день на подготовку к ПМП и остальные активности отталкиваются от этого факта. Таким образом, в каждой неделе решается задача линейной оптимизации при заданных ограничениях.

Никакая секретная техника не поможет впихнуть невпихуемое в такой же объем времени. Приоритезация и дисциплина в удержании фокуса — основные навыки тайм менеджмента, которым вы должны уделять внимание.

Как я встраиваю этот метод в общую систему планирования:

  • Есть определенное количество целей на год. Оно очень небольшое. Обычно я заранее прикидываю, в какой квартал я могу начать над ними работать.
  • Моя стандартная итерация планирования — месяц. Большими штрихами я набрасываю активности, о которых знаю заранее (клиенты, известные обязательства) и смотрю, что остается. К примеру, 4 часа в день я заполняю активностями и отмечаю дни, в которых не будет буферов.
  • Последние несколько месяцев я стараюсь планировать “смены” — одна неделя более загружена, следующая — менее. Это дает необходимую гибкость в случае, если что-то идет не так, или больше пространства для планирования именно личных целей.
  • Для недельного планирования, я использую свою сетку и Google Calendar.

Значит ли это, что я — железный человек, который смотрит Нетфликс строго по расписанию? Конечно, нет. Принцип такой же, как со здоровым питанием. Какое-то время тебе нужно взвешивать еду и записывать в блокнот, что ты ешь, чтобы выработать дисциплину. Если вес пошел вниз, ты отходишь от жесткого мониторинга и работаешь больше интуитивно. Тем не менее, если ты чувствуешь, что контроль ускользает от тебя, ты возвращаешься к весам. Мой метод — такой же камертон. Если все идет по плану, я не слежу очень тщательно и работаю только с календарем и месячным планом. А если есть проблемы или возникает вопрос, потяну ли я новую активность, или почему застопорилось выполнение предыдущей цели, я возвращаюсь к недельной сетке.

Так может выглядеть твоя сетка:

И что делать с каждым часом твоей жизни — зависит только от тебя.

Больше историй в моем Телеграм-канале fedoruk.works

--

--

--

Mentor at fedoruk.works

Love podcasts or audiobooks? Learn on the go with our new app.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store
Taras Fedoruk

Taras Fedoruk

Mentor at fedoruk.works

More from Medium

How I planned, postponed, and re-planned my wedding!

Productivity Apps/Sites for Deep Work

Technology and Organizational Design

Why your S.M.A.R.T goals might be dumb