Как контролировать свою жизнь (чуть лучше). Размышления о тайм менеджменте

Визуализируй свое расписание необычным способом, чтобы увидеть новые возможности

Готов поспорить, у тебя есть личный беклог. У меня он тоже есть. И, как и у многих других, в нем есть дела и идеи, до которых не доходят руки, потому что они кажутся неподъемными, в один присест не решаемыми, а играть в долгую не получается. В первую очередь, причина этому — плотное расписание жизни, которое, кажется, и так трещит по швам. Но так ли это на самом деле?

Этот пост вдохновлен одним из моих клиентов в персональном менторстве, который задал мне вопрос:

Идею инструмента, который я покажу ниже, я почерпнул из блога Юргена Аппело о технике Time Grid. Если вкратце, он предлагает отмечать часовые отрезки, в которые вы заняты определенными делами — работой, проектами и т.п. Такая себе pomodoro technique, но на бумаге. В итоге, это работает как инструмент мониторинга.

Я доработал этот подход для себя с целью превратить это в инструмент планирования. Предпосылка этого метода — у всех людей одинаковое количество часов в жизни. Вопрос в том, на что мы их тратим. Я беру одну неделю жизни, и расчерчиваю сетку, исходя из следующих допущений:

  • Человеку нужно спать. К примеру, уберем 8 часов из суток;
  • Какое-то количество часов нужно для поддержания жизнедеятельности (готовка еды, уборка и т.д.). К примеру, уберем еще 2 часа из каждых суток.
  • Остальные часы считаем как “доступные” — 14 часов.

Тогда стартовая сетка получает вид:

Примечание: если вы хотите указывать конкретные часы (к примеру, 8–23) вместо абстрактных, избавьтесь от второго допущения — глупо будет отмечать походы в туалет с шагом в час.

После этого, заносим в эту сетку информацию, которая у вас уже в наличии. Мой пример одной из недель выглядит так:

  • 40 часов в неделю я работаю в компании;
  • 7 часов в неделю я буду заниматься спортом ;
  • 11 часов в неделю я уделю клиентам в менторстве;
  • 9 часов в неделю займут заранее запланированные личные дела (поездка в другой город на прогулку, ресторан и т.п.)

Примечание: затраты на дорогу туда-обратно я включаю в расписание работы, спортивных занятий и др.

Почему этот метод оказался рабочим для меня:

  • Сила визуализации. Пока я не положил свое расписание на сетку, мне казалось, что я погребен под завалом задач. Оказалось, что это неправда. Одним из первых прозрений для меня оказалось то, что утром есть 2 часа до работы, которые можно проводить с пользой для себя.
  • Дефрагментация. Подход позволяет оценить потери во времени от лежания на диване, Ютуба, Нетфликса, общественного транспорта. Первое, что я смог сделать после визуализации — это сгруппировать активности в своем расписании, уменьшив потери от переключения контекста и ожиданий. Это не означает, что я не отдыхаю — просто я делаю это осознанно и прозрачно для себя вместо “случайных” потерь.
  • Удобство приоритезации. Нужно подготовиться к экзамену? Уменьши количество клиентов! Нужно уделить время второй половинке? На этой неделе будет меньше спорта! Зная свои цели и приблизительный план по их достижению, ты самостоятельно управляешь количеством часов, которые инвестируешь — к примеру, следующие 4 недели ты тратишь 1 час в день на подготовку к ПМП и остальные активности отталкиваются от этого факта. Таким образом, в каждой неделе решается задача линейной оптимизации при заданных ограничениях.

Никакая секретная техника не поможет впихнуть невпихуемое в такой же объем времени. Приоритезация и дисциплина в удержании фокуса — основные навыки тайм менеджмента, которым вы должны уделять внимание.

Как я встраиваю этот метод в общую систему планирования:

  • Есть определенное количество целей на год. Оно очень небольшое. Обычно я заранее прикидываю, в какой квартал я могу начать над ними работать.
  • Моя стандартная итерация планирования — месяц. Большими штрихами я набрасываю активности, о которых знаю заранее (клиенты, известные обязательства) и смотрю, что остается. К примеру, 4 часа в день я заполняю активностями и отмечаю дни, в которых не будет буферов.
  • Последние несколько месяцев я стараюсь планировать “смены” — одна неделя более загружена, следующая — менее. Это дает необходимую гибкость в случае, если что-то идет не так, или больше пространства для планирования именно личных целей.
  • Для недельного планирования, я использую свою сетку и Google Calendar.

Значит ли это, что я — железный человек, который смотрит Нетфликс строго по расписанию? Конечно, нет. Принцип такой же, как со здоровым питанием. Какое-то время тебе нужно взвешивать еду и записывать в блокнот, что ты ешь, чтобы выработать дисциплину. Если вес пошел вниз, ты отходишь от жесткого мониторинга и работаешь больше интуитивно. Тем не менее, если ты чувствуешь, что контроль ускользает от тебя, ты возвращаешься к весам. Мой метод — такой же камертон. Если все идет по плану, я не слежу очень тщательно и работаю только с календарем и месячным планом. А если есть проблемы или возникает вопрос, потяну ли я новую активность, или почему застопорилось выполнение предыдущей цели, я возвращаюсь к недельной сетке.

Так может выглядеть твоя сетка:

И что делать с каждым часом твоей жизни — зависит только от тебя.

Больше историй в моем Телеграм-канале fedoruk.works